こどものそら通信

ワークシート「メンバー表&はじめの一歩編」を活用して業務改善プロジェクトに取り組もう!

こんにちは!
社会保険労務士事務所こどものそら舎です。

『こどものそら通信』の今月号のテーマは、
【ワークシート「メンバー表&はじめの一歩編」を活用して
業務改善プロジェクトに取り組もう!】
です。

今月号では「こどものそらNEWS」でご案内した、
『保育分野の業務負担軽減・業務の再構築のためのガイドライン』
(厚生労働省/https://www.mhlw.go.jp/content/000763301.pdf)
を参考として取り上げます。

コンテンツでは、
「業務改善プロジェクトメンバー表&はじめの一歩編」と題して、
業務改善プロジェクトを園の中心となって進めるチームメンバーの意気込みや
目標、園長から職員に向けたメッセージが書き込めるメンバー表と、
プロジェクトに取り組む前に考えておきたいプロジェクトに取り組む目的、
叶えたい目標、取り組むときのクレドを書き込めるワークシートを
ご案内します。

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『保育分野の業務負担軽減・業務の再構築のためのガイドライン』は、
昨年厚生労働省で開催された「保育の現場・職業の魅力向上検討会」でも
議題に挙がっていた「生涯働ける魅力ある職場づくり」に関連して、
取りまとめられたものです。

ガイドラインには、業務負担の軽減や業務の再構築を行うために、
●業務改善の考え方
●業務改善の実施に向けたアプローチ
●事例を交えた業務改善の取り組み内容
が紹介されています。

保育分野が目指す業務改善は、
単に業務負担を軽くしたり、楽をするという視点から取り組むものではなく、
保育士が保育に集中できる環境を作る視点から取り組むものと考えられます。

業務改善により保育士が保育に集中できる環境を作ることは、
これまでの保育をよりよい保育につなげるための取組にもなります。

つまりは、園を子どもたちが安心して生活できる居場所にするための取組、
子どもの心身の発育・発達を促す保育、安全安心な事故のない保育を
子どもたちが受けられる環境を整えるための取組ということです。

また、プロジェクトを進めるうえでの拠りどころや道しるべとして
園の保育理念や保育方針、保育目標に自ずと立ち返ることになります。

プロジェクトに取り組むことは、園の保育理念や保育方針、保育目標をもとに、
これまでの保育やこれからの保育を職員間で考えるよい機会にもなります。

ガイドラインでは、
保育現場における計画や記録など保育士の書類作成業務の見直しや
保育補助者・ICTを周辺業務に活用していく取組、
働き方を見直していく取組が取り上げられています。

自園での課題に応じてどのように取組を進めていけばよいのか、
考え方やアプローチ方法、取り組む際の工夫や配慮などが詳しく説明され、
付録では、プロジェクトに取り組むうえで重要なポイントとなる計画書や
保育現場における計画や記録などの参考書式が紹介されており、
記入の具体的な方法や記入例も示されています。

ぜひガイドラインを活用した業務改善プロジェクトに取り組んでみましょう。

ではさっそく、今月号のコンテンツ「メンバー表&はじめの一歩編」を
活用した取組の進め方をご紹介していきます。

  *****●会員限定コンテンツのご案内●*****

★~★~★「メンバー表&はじめの一歩編」の取組講座★~★~★

まずは、業務改善プロジェクトを中心になって進めていくプロジェクトチームを
立ち上げましょう。

チームのメンバーは、園長が主任と意見交換しながら、
・現場の実態や職員の勤務状況を把握しているミドルリーダー
・キャリアアップ研修の「マネジメント」を受講したことがある職員
・職務分野別リーダーを担っている職員
を中心に、4~7人ほど選任するのがおススメです。

では、チームメンバーが決まったところで「メンバー表」に記入して
いきましょう。

◇―◆「メンバー表」の書き方◆―◇

1.メンバー表の一番上に園名を記入します。

2.プロジェクト名とチーム名を決めて記入します。
 
 プロジェクト名やチーム名を園オリジナルの名前にすることで、
 メンバーのモチベーションが高まったり、メンバー以外の職員の関心を
 得る効果が期待できます。

3.メンバー名、メンバーとしての意気込みや1年後に実現したい目標と
 目標数値を記入します。
 目標は数値化してもらうと達成度が見えやすくなります。

 意気込みや目標はすぐに出てこないこともあります。
 メンバー間や全職員での話し合いのなかから見つけられることもあるので、
 ゆっくり考えていきましょう。

4.園長から職員に向けたメッセージを記入します。
 丸枠内に園長の写真を貼ってもいいですね。

 園長の声を届けることはプロジェクトにおいて特に重要です。

 園として業務改善に取り組む姿勢を見せ、チームのメンバーだけでなく、
 全職員でプロジェクトを進めていくことをしっかりアピールすることで、
 その後のプロジェクトの進捗や職員のプロジェクトに関わる心構えに
 大きく影響します。

 「私には関係ないこと」ではなく「私のこと」として捉えられるよう、
 このときだけでなく折々でメッセージを発信していくとより効果的です。

 園長からのメッセージを記入したら、「メンバー表」は完成です。
 園内に掲示したり配布したりして職員にお知らせしましょう。

次は、プロジェクトに取り組む前に考えておきたい目的、目標、クレドを
「はじめの一歩編」を活用して考えていきます。

「はじめの一歩編」はメンバーだけでなく全職員で取り組んでみてください。

◇―◆「はじめの一歩編」の書き方◆―◇

1.「はじめの一歩編」の一番上に園名を記入します。

2.プロジェクトは何のために取り組むのか、プロジェクトに取り組む目的を
 考えてみましょう。

 目的が全職員で共有できていなかったり、はっきりしていないと、
 その後の目標やプロジェクトの具体的な取組の方向性がずれてしまい、
 思わぬ方向に進んでしまうことがあります。

 「誰のためのプロジェクトなのか」「何のために取り組むのか」を
 全職員で共有することが取組をスムーズに進めるうえでとても重要な
 ポイントになります。

 目的が定まったら一言でまとめてみましょう。
 プロジェクトの合言葉として共通理解を深めるために役立ちます。

3.プロジェクトを通してどんな園にしたいのか、プロジェクトで叶えたい
 目標を考えましょう。

 ここでは園の保育理念や保育方針、保育目標が道しるべとしての役割を
 発揮します。
 保育理念や保育方針、保育目標への理解をより深め、浸透させるためには、
 理事長や園長の保育理念や保育方針、保育目標に込めた想いを
 職員に伝えることが有効です。

 保育理念や保育方針、保育目標を改めて確認し、職員の理解を深める機会
 として活用しましょう。

4.プロジェクトに取り組むときの「クレド」を考えてみましょう。

 「クレド」とは、「大切にしたい想いやありたい姿、ルール」のことです。
 プロジェクトに取り組むうえで大切にしたい気持ちを書いてみましょう。

 ふだんから心掛けているマイルールでもよいです。

プロジェクトの目的、目標、クレドが決まり、全職員で共有できたら、
「はじめの一歩編」も完成です。

プロジェクトに取り組むなかで取組が目的や目標に沿っているか、
クレドは守られているかを見つめ直せるよう、手元に置いておきましょう。

※「メンバー表」と「はじめの一歩編」は、編集可能なデータも
 ご用意しております。
 ご希望がございましたらこどものそら舎までご連絡ください。

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「メンバー表」と「はじめの一歩編」が完成したら
プロジェクトに取り組むための事前準備は万端です。

このあとは、ガイドラインのP8【業務改善のためのStep】を参考に
自園の業務を洗い出し、見直ししたほうがよい業務や課題の引き出しを
進めていきます。

プロジェクトのそれぞれのStepに取り組む時期や具体的な取組は、
ガイドラインの付録P34【業務改善のためのアクションプランシート】
などを活用して整理しながら進めていきましょう。

プロジェクトを進めるうえでは、
チームのメンバー、またメンバー以外の職員の協力は不可欠ですが、
園長や主任の関わりも欠かすことができないものです。

園長や主任には、例えば「職員の想いや考えを肯定的に受け止めながら見守る」
という役割が求められます。

メンバーや職員に園の目的に照らした役割を付与して、
メンバーや職員にプロジェクトの大切さや期待を伝えたり、
メンバーや職員の声を聞きながら陰になり日向になりフォローしたりして、
メンバーや職員がプロジェクトにやりがいを感じながら関わっていけるよう
サポートすることが園長や主任の大切な役割です。

プロジェクトは1か月や2か月など短期間で一気に成果が出るものでは
ありません。
園にとって、職員にとって、子どもにとってどうなのかを長い目で見ながら
手応えを感じられるよう、一緒に少しずつ着実に取組を進めていきましょう。

業務改善プロジェクトの取組を進める際にお困りごとがありましたら
Zoomなどのオンラインツールを活用してサポートいたします。
お気軽にお問い合わせくださいませ。

★プロジェクトのなかで引き出された課題に取り組むときには、
 厚生労働省の助成金を活用することもできます。

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★こちらの助成金は、労働時間を減らしたり年次有給休暇を取得させるために
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★に活用できます。
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取り上げてほしいテーマや情報がありましたらぜひお知らせください。

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